Poslovne strane u razmjeni eRačuna – uloge i odnosi

U osnovnom procesu od nabave do plaćanja postoje dvije poslovne strane, Kupac i Dobavljač. Svaka strana može ispuniti dvije ili tri uloge u procesu.

Strana Kupca ima ulogu:

  • Kupca (komercijalna uloga koja s prodavateljem ugovara i naručuje robe i usluge) i
  • Primatelja (operativna uloga koja prima robe i usluge).

Strana Dobavljača ima ulogu

  • Prodavatelja (komercijalna uloga koja je ugovorena od strane Kupca) i
  • Primatelja plaćanja (uloga koja prima plaćanje).

Obje strane se smatraju poreznim obveznicima (uloga koja prijavljuje, plaća ili ima povrat PDV), osim nekih javnih tijela. Operativne aspekte ove uloge Dobavljač može povjeriti Poreznom zastupniku koji prijavljuje i plaća PDV u njegovo ime.

Podržani zahtjevi poslovnog procesa

U osnovnom modelu računa su sadržani procesi kupnje, prodaje, isporuke dobara i usluga i plaćanje.

Osnovni model računa podržava sljedeće tipove poslovnih procesa:

  • P1 – Fakturiranje isporuka dobara i usluga preko narudžbi na temelju ugovora
  • P2 – Periodično fakturiranje isporuka na temelju ugovora
  • P3 – Fakturiranje isporuka preko nepredviđene narudžbe
  • P4 – Plaćanje predujma (avansno plaćanje)
  • P5 – Plaćanje na licu mjesta
  • P6 – Plaćanje prije isporuke na temelju narudžbe
  • P7 – Računi s referencom na otpremnicu
  • P8 – Računi s referencom na otpremnicu i primku
  • P9 – Odobrenje ili negativno fakturiranje
  • P10 – Korektivno fakturiranje
  • P11 – Parcijalno i završno fakturiranje
  • P12 – Samoizdavanje računa

 

P1 – Fakturiranje isporuka dobara i usluga preko narudžbi na temelju ugovora

U ovom procesu Kupac i Prodavatelj zaključuju formalni ugovor (ili se pretpostavlja da po pravnoj definiciji ugovor postoji) u kojem su navedeni odredbe i uvjeti pod kojima će roba i usluge biti isporučeni i plaćeni. Kupac naručuje robu i usluge navodeći specifikacije roba i usluga, količine te mjesto i vrijeme isporuke. Prodavatelj isporučuje naručenu robu i usluge Primatelju kako je specificirano u narudžbi. Tu isporuku Prodavatelj tada fakturira Kupcu. Na kraju, Kupac plaća Primatelju plaćanja.

P2 – Periodično fakturiranje isporuka na temelju ugovora

U ovom procesu ugovor direktno aktivira isporuku i ne postoji potreba za narudžbenicom. Ovaj scenarij je uobičajen u isporuci komunalnih usluga, ali i u isporuci npr. usluga dostave hrane uredima, školama i bolnicama. Računi se izdaju na način da pokrivaju određeni vremenski period (koji se može razlikovati na stavkama računa) te postoje kontinuirani slučajevi isporuka dobara ili usluga. Račun se može odnositi samo na jedan ugovor.

P3 – Fakturiranje isporuka preko nepredviđene narudžbe

U ovom procesu ne postoji odvojeni ugovor. Narudžbe se obavljaju putem telefona, interneta ili na šalteru. Narudžbenica služi kao ugovor i aktivira isporuku. Svaka isporuka rezultira računom. Narudžbenica može biti potvrđena od strane Prodavatelja.

P4 – Plaćanje predujma (avansno plaćanje)

Kupac naručuje robu i usluge. Plaćanje predujma je obavljeno u potpunosti ili djelomično. Račun navodi iznos predujma i iznos za plaćanje na način da se iznos plaćen predujmom odbija od ukupnog iznosa računa, tj., bilancu. Ukoliko je bilanca pozitivna, još uvijek postoji nepodmireni iznos za Kupca te se izvršava završno plaćanje. Ukoliko je bilanca negativna, šalje se račun s negativnim iznosom ili odobrenje. Tada Prodavatelj plaća bilancu Kupcu. Svaka isporuka rezultira računom i račun se može odnositi samo na jednu isporuku i na jednu narudžbenicu. 

P5 – Plaćanje na licu mjesta (Spot payment)

Kupac naručuje robe i usluge bez prethodne narudžbenice ili ugovora (npr. naručivanje putem telefona, interneta ili šaltera). Plaćanje se vrši prije računa, npr. kreditnom ili debitnom karticom. Potrebno je imati na umu da bi trebale postojati poslovne kontrole u administraciji obje poslovne strane s obzirom na nepostojanje pisane narudžbenice. Fakturiranje se može izvršiti prije, poslije ili istovremeno kad i isporuka. Račun se odnosi na broj računa ili kartice korištene za plaćanje i navodi iznos plaćen unaprijed. Račun se može odnositi samo na jednu isporuku.

P 6 – Plaćanje prije isporuke na temelju narudžbe

Narudžbenica je razmijenjena između Kupca i Prodavatelja, ali dogovoreno je da će se fakturiranje i plaćanje izvršiti prije isporuke. Račun se može odnositi samo na jednu narudžbu.

P7 – Računi s referencom na otpremnicu

Nakon zaprimanja narudžbenice Prodavatelj šalje otpremnicu prije isporuke. Otpremnica navodi jednu isporuku. U računu se navodi referenca na relevantnu otpremnicu. Sadržaj računa treba odražavati sadržaj otpremnice na koju se odnosi. Račun se može odnositi samo na jednu narudžbu i jednu otpremnicu.

P8 – Računi s referencom na otpremnicu i primku

Nakon isporuke, a prije nego je račun izdan, Prodavatelj čeka na primku od Primatelja u kojoj Primatelj potvrđuje da su roba i usluge zaprimljene te ukoliko postoje ikakvi problemi s isporukom. Prodavatelj temelji račun na informacijama sadržanim u primci. Račun se može odnositi samo na jednu otpremnicu, na jednu primku i jednu narudžbu.

P9 – Odobrenje ili negativno fakturiranje

U slučaju nadoknade materijala za pakiranje ili povrata, ukupan fakturirani iznos može biti negativan. U tom slučaju umjesto računa može se poslati odobrenje s pozitivnim ukupnim iznosom. Prodavatelj će nadoknaditi Kupcu bilo pomoću negativnog računa ili pomoću odobrenja. Račun ili odobrenje može se odnositi samo na jednu isporuku, jednu narudžbu, jedan ugovor ili jedan prethodni račun. Prodavatelj može na temelju komercijalnog ugovora nadoknadu primijeniti kvartalno ili godišnje i u tom slučaju se također može koristiti odobrenje.

P10 – Korektivno fakturiranje

Postoje mnogi slučajevi kada je račun osporen i/ili možda treba biti ispravljen. Opisiproizvoda mogu biti pogrešni, fakturirane količine se razlikuju od isporučenih, stope PDV-a su se izmijenile, itd.

Osporen račun može biti ispravljen pomoću sljedećih mehanizama:

1. Osporeni račun može biti zamijenjen u cijelosti na način da se prvo pošalje identično odobrenje ili račun u kojem su količine, iznosi stavki i ukupni iznosi negativni te nakon toga slanje ispravnog računa

2. Alternativno, račun, odobrenje ili negativni račun može biti poslan s razlikama u količinama i iznosima između ispravnog računa i osporenog računa. Takav različit korektivni račun ili odobrenje može sadržavati stavke koje u potpunosti kompenziraju stavke osporenog računa s ispravljenim stavkama. Korektivni računi i odobrenja se trebaju odnositi na izvorni račun.

P11 – Parcijalno i završno fakturiranje

U nekim industrijama, kao što su građevina i komunalne usluge, tokom perioda isporuke poslani su jedan ili više parcijalnih računa prije završnog računa. Parcijalni računi mogu biti procjene potrošnje ili zahtjevi za plaćanje unaprijed. U nekim slučajevima, zahtjevi za plaćanje unaprijed ne navode iznose PDV već se navode samo na završnom računu. Završni račun se odnosi na parcijalne račune.

P12 – Samoizdavanje računa

U procesu samoizdavanja računa (self-billing) Kupac šalje račun Prodavatelju. I Kupac i Prodavatelj zadržavaju svoj odnos tako da je račun i dalje izdan u ime Prodavatelja. Prema Direktivi 2006/112/EC, račun će biti označen kao samoizdavajući račun i zahtjevi navedeni u članku 224 Direktive moraju biti zadovoljeni. Samoizdavanje računa može se uvesti samo ukoliko postoji prethodni dogovor dviju strana te da postoji procedura za prihvaćanje svakog računa poreznog obveznika koji dobavlja robu i usluge.

Predmetni modeli definirani su Specifikacijom osnovne upotrebe e-računa ISO/IEC 19845:2015 (UBL 2.1) koju možete besplatno preuzeti OVDJE EN-UBL-HR-Specifikacija upotrebe

 

A detaljnije o eRačunu i obvezama gospodarskih subjekata i naručitelja poslušajte na radionici  (klikni na crveni naslov)

eRačun – obveza ili izbor? – ZAGREB 17.04.

eRačun – obveza ili izbor? – ZAGREB 29.05.

***

Vidimo se!